La location de bureaux tout équipés n’a rien de nouveau pour les grandes entreprises. Pendant des années, ces grandes entreprises ont fait appel à Regus et à d’autres prestataires d’espaces de coworking pour leurs recherches d’espaces collaboratifs, de nouveaux sites et d’ouverture de locaux. Cependant, aujourd’hui, les bureaux équipés et les lieux de travail collaboratifs évoluant rapidement, additionnés aux nouveaux termes à la mode tels que «core» et «flex» dans le monde de l’immobilier d'entreprise, la question de l’optimisation de l’utilisation de ce type d’espaces par les utilisateurs à l’échelle mondiale se pose ?

Récemment, de grandes entreprises ont décidé d’implanter leurs équipes en charge du développement technologiques et de l’innovation dans des environnements de travail collaboratifs. Le principal but : encourager leurs employés à collaborer et à s’engager avec des start-up dans l’espoir de pouvoir profiter des nouvelles innovations. Certaines entreprises ont même décidé de prendre possession d’étages complet, voir de bâtiments ou même de transférer leurs activités entières dans un bâtiment spécialisée dans le travail collaboratif. Par exemple, IBM à New York, a récemment transféré 600 personnes dans un espace  WeWork de 6500m².

En plus, certaines entreprises offrent aux employés la possibilité de travailler de manière flexible en leur fournissant un poste de travail collaboratif dans les différents espaces de coworking à travers une ville. Le parfait exemple :Microsoft, a offert à 300 membres de son personnel un “ abonnement” aux WeWork New Yorkais afin de leur permettre de travailler n’importe où dans la ville. Allen & Overy est également sur le point d'ouvrir un hub de bureau au sein d'un fournisseur d’espaces de coworking afin de faciliter le travail à distance de son personnel.

L’arrivée de la “IFRS 16”, nouvelle réglementation comptable entrée en vigueur en janvier 2019, aura sans aucun doute une incidence sur les décisions des occupants. En effet, certaines entreprises nationales envisagent de passer à une stratégie consistant à avoir un siège loué, soutenu par des centres régionaux situés dans des espaces de coworking. Cette stratégie permet de réduire une partie du montant de la location mais également une plus grande flexibilité.

Avec de plus en plus de grandes entreprises utilisants des bureaux équipés et des espaces de coworking d’une nouvelle manière, quelle est la bonne stratégie? Devez-vous, vous associer avec un seul fournisseur au niveau national ou même international? Ou est-ce plus judicieux d'utiliser l’intégralité des fournisseurs présents sur le marché ?

Souvent, une multinationale cherchera à travailler avec un seul fournisseur de type Wework ou Wellio pour la facilité d'utilisation et la confiance qu’ils peuvent avoir dans ce type d’acteurs internationaux.

Toutefois, comme il n’existe qu’un petit nombre de fournisseurs d’espaces de coworking réellement implanté au niveau mondial, cette approche peut limiter le choix des différents types d’espace mis à leur disposition sur chaque marché, ce qui peut avoir pour conséquence le choix d’un espace (par défaut) qui ne sera pas réellement le plus optimum pour une équipe locale.

Notre expérience, démontre que de plus en plus d’entreprises tirent parti de la diversité croissante des fournisseurs sur chaque marché et choisissent le fournisseur qui répond au mieux aux besoins spécifiques de leurs équipes. Naturellement, cela peut nécessiter une plus grande implication en terme d’audit et d’études de la viabilité du projet de la part de l'entreprise (et devenir chronophage et onéreux) pour chaque projet. Cependant, cet investissement peut s'avérer rentable, en effet trouver un espace qui convient vraiment à l'équipe locale en termes d'emplacement, de conception et de coût, présente des avantages bien plus importants à long terme. Le fait de ne pas être lié à un fournisseur vous donne également un effet de pouvoir et vous place dans une position beaucoup plus forte lorsqu'il s'agit de négocier des renouvellements de contrats ou le choix d’un nouvel espace.

La popularité croissante des espaces de coworking et des espaces aménagés au cours des dernières années a donc véritablement contribué à offrir de plus grandes opportunités aux multinationales en ce qui concerne le choix, le mode et le lieu de l’implantation de leurs nouveaux bureaux.